Viáticos, ¿Qué son?

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Hay trabajos que requieren viajar, moverte de un estado a otro o incluso hacia un país distinto. Sin embargo, el gasto de movilización no debe recaer en el trabajador, sino en la empresa. A esto se le conoce como viáticos, un concepto que probablemente has escuchado, pero que, en este momento, no sabrías como definirlo, muchos menos calcularlo. Aquí te explicamos todos estos asuntos.

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¿Qué son los viáticos?

Se trata de una asignación monetaria o un pago que se da en calidad de beneficio adicional. El mismo se otorga al trabajador con el fin de que este pueda cubrir los gastos de un viaje mientras ejerce sus labores dentro de la empresa, compañía o negocio. Dentro de los conceptos que se incluyen en los viáticos tenemos las comidas, alojamiento, pasajes, transporte, comunicación, entre otros.

También es importante mencionar que los viáticos son distintos a los sueldos, remuneraciones y prestaciones que reciben los trabajadores. Estos, en cambio, son pagos adicionales, y hasta cierto punto pueden considerarse como una inversión para el trabajo, para que puedan ejecutarse ciertas funciones que son vitales para la empresa.

¿Quiénes pueden gozar de los viáticos?

Este beneficio es común en trabajos donde el empleado necesita viajar con regularidad para atender sus responsabilidades dentro del trabajo. Por ejemplo, en los representantes de ventas, investigadores, consultores, o técnicos especializados de una compañía que ofrece un servicio en específico.

¿Cuánto se paga por concepto de viáticos?

La cantidad de viáticos se pagan conforme a las políticas de la empresa que los ofrece. Por lo general, se establece un monto diario de lo que se puede gastar, o bien, se asigna un presupuesto en un tiempo determinado, y es labor del empleado administrarlo. En otras empresas, se manejan una serie de categorías (transporte, comidas, hospedaje), y cada una cuenta con su propio presupuesto.

No obstante, los empleados siempre deben llevar un registro detallado con los gastos que se realizaron en el viaje y guardar los comprobantes de pago. De esta manera, se certifica la lista de gastos presentada por el empleado. Pero no para ajustar el pago o el presupuesto, sino para constatar que el trabajador ha usado el dinero con el propósito que se le asignó, que es cubrir gastos de viaje por trabajo.

¿Cuándo se pagan los viáticos?

Por lo general, los viáticos se pagan antes del viaje de negocios o justo al comenzar, pues la idea es mantener el gasto lo más justo posible. Es por esta razón que siempre se lleva un registro de las facturas. No obstante, también se puede calcular el monto de los viáticos dependiendo de la duración del viaje, el destino, o el nivel de vida de la localidad a visitar.

Es muy raro que la empresa pague justo después del viaje, ya que implica que el trabajador tenga que usar sus propios recursos para costearlo. Sin embargo, y como ya habíamos comentado, la manera en la que se pagan y la cantidad dependerá casi en su totalidad de las políticas de la empresa.

Diferencias entre viáticos y gastos de viajes

Aunque puedan parecer sinónimos, ambos son términos ligeramente diferentes, sobre todo en el contexto de los viajes de negocio o de trabajo.

Dicho esto, debemos señalar que los viáticos son una asignación o beneficio extra que se otorga de forma diaria al empleado que viaja por razones de trabajo, y que le servirá para cubrir dichos gastos. Entre ellos se puede incluir alimentación, transporte, hospedaje, los pasajes de avión e incluso sus gastos personales, así como otros pagos menores.

Pero, lo que muchos desconocen es que los viáticos o la cantidad de dinero que se paga no suele estar relacionado con el gasto real. Es decir, se asigna una cantidad al empleado y si este lo usa todo o no es indiferente, siempre que cumpla con el cometido que es mantenerse durante el viaje de trabajo.

Al contrario, los gastos de viajes no son así, ya que estos sí están relacionados con el gasto real del viaje. Es decir, lo que el empleado tuvo que utilizar para costear su viaje de negocios, siendo asignada esta cantidad en específico.

Además, los viáticos, generalmente, se pagan antes o durante el viaje, mientas que los gastos de viajes pueden variar en este sentido, incluso llegando a pagarse después.

¿Cómo se calculan los viáticos?

Este cálculo se basa en diferentes factores, como la duración del viaje, el destino al que te diriges, la actividad que efectuarás allí y las políticas de la empresa. Aunque, existe una manera general de calcular el pago de los viáticos. A continuación, te contamos los pasos.

Consideras los gastos permitidos

Dentro de un viaje de negocios o por trabajo, existe una serie de gastos que puedes hacer, y otros que no. Por ejemplo, pagar por las tres comidas del día, gozar de un lugar donde quedarte y descansar o adquirir productos de presentación e higiene personal. Estos “gastos permitidos” te permitirán conocer qué considerar en el cálculo del gasto diario.

Determina el destino y el tiempo del viaje

El destino y el viaje son factores muy determinantes en el pago de este beneficio, ya que, dependiendo de la calidad de vida, los costos de los productos pueden ser más altos. Y por lógica, mientras más tiempo te quedes, más dinero gastarás.

Infórmate sobre los costos

Tener una noción de los costos del lugar puede ayudarte a plantear un presupuesto acorde y que no suponga una carga demasiado grande para la empresa. De todas formas, es información que se requiere para calcular los viáticos, ya que se tiene un estimado de ciertos servicios como el hospedaje.

Cálculo de los gastos diarios

El cálculo de los gastos diarios comprende la suma de todo lo que se pretende consumir en un día de viaje, como las comidas, el transporte local, entre otros. Asimismo, se puede multiplicar esta cantidad por el total de días que pasarás en el sitio para tener un estimado global.

Añade los costos adicionales

A este último resultado, puedes agregarle los costos adicionales y que también sean permitidos, como las llamadas de larga distancia, internet o estacionamiento. Este último paso te permitirá tener el monto total de los viáticos.

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