El expediente del trabajador es un elemento que se compone por varios documentos, donde se representan aspectos de la vida personal, experiencia laboral, o competencias profesionales del colaborador.
La información requerida en este expediente se va adicionando conforme a los eventos ocurridos durante la trayectoria del empleado en la empresa. Es una herramienta de control interno, y por ello es tan importante. Aquí te explicamos más al respecto.
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¿Qué es el expediente del trabajador?
Se refiere al conjunto de documentos o registros que la organización recopila sobre el empleado, que parte desde su contratación hasta que este deja la empresa. El expediente del trabajador contiene información precisa sobre el historial de las labores del colaborador, así como su desempeño, habilidades (blandas y duras), conocimientos técnicos, entre otros datos. Es información esencial que necesita la empresa para gestionar su relación con el trabajador.
Tipos de expediente del trabajador
El expediente del trabajador se puede clasificar en dos tipos, que dependerán de la forma en la que se presente o se almacene en la empresa.
Expediente físico
Como lo indica su nombre, el expediente está en físico, por lo que se presenta en papel impreso. Esto ofrece una serie de ventajas:
- Según la LFT, es la única documentación que es aceptable durante las Juntas de Conciliación y Arbitraje, con la firma autógrafa del colaborador. Además, estando en físico siempre estará a disposición para ser usada en estos casos.
- La seguridad de los documentos dependerá de un control estricto de acceso hacia los archiveros de almacenamiento.
- Cuando es formato físico, la ley mexicana obliga a los patrones a conservar esta documentación de 5 a 10 años.
Sin embargo, contar con documentación de expedientes en físico tiene sus desventajas, estas son:
- Se necesita demasiado espacio disponible para almacenar todos los expedientes.
- El trabajo de administrar y gestionar archivos y expedientes es una labor pesada y tediosa.
- Sin el debido control automatizado, es posible perder información sobre colaboradores, y retrasa enormemente el proceso de búsqueda.
- Obtener acceso al expediente del trabajador requiere la presencia física del encargado.
Expediente digital
Por su parte, contar con los expedientes en digital permite un acceso más rápido a la información, además de que la búsqueda de datos es dinámica y es poco probable que se pierdan datos. Asimismo, también cumple con los requerimientos legales de conservación de documentos de 5 a 10 años por parte del patrón. Aunque, no deja de tener sus propias desventajas:
- No cumple con el criterio legal de conservar el documento original con la firma autógrafa del empleado.
- Al ser un elemento digital, es susceptible a ser violado por medio de hackeos, lo que podría provocar una situación de vulnerabilidad y fraude de información.
¿Cuál es la importancia del expediente del trabajador?
El expediente del trabajador es un documento sumamente importante para la empresa y para el mismo empleado. Es un medio para registrar su trayectoria en la organización, así como su desarrollo como individuo, y su correcta gestión puede garantizar:
- Una gestión eficiente, en el que la empresa puede aplicar una adecuada administración de la relación con sus empleados. Esto logra que se realice una correcta toma de decisiones sobre las promociones dentro de la organización, así como aumento de salario y otras necesidades.
- El cumplimiento legal de las normas de regulaciones laborales gracias al registro preciso y oportuno de estos datos.
- Asimismo, el expediente del trabajador ofrece una base para la evaluación del desempeño del colaborador y su planificación de desarrollo.
- Sirve como evidencia en la resolución de casos de conflictos o disputas laborales, ya que proporciona un historial del comportamiento y rendimiento del colaborador.
- Permite una comunicación clara y transparente entre el trabajador y la empresa, asegurando que cada una de las partes tiene pleno conocimiento de sus capacidades y competencias al desempeñar sus labores.
Integración del expediente laboral: Elementos dentro de un expediente
El contenido del expediente del trabajador es basto y completo, incluyendo una serie de datos e información relevante para la empresa.
Documentos iniciales
- Información básica como nombre completo, domicilio, teléfono, correo electrónico, número de identificación, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento.
- Copias de la identificación, certificados de estudios y, si aplica, permisos de trabajo.
- Contrato de trabajo firmado, que incluya todos los detalles y términos establecidos por la ley.
Registro de ingreso
- Se documenta la fecha del inicio de las labores del trabajador.
- El puesto inicial del empleado y el departamento al que fue asignado en un comienzo.
Evaluaciones y desempeño
- Se incluyen los reportes realizados para la evaluación del desempeño del trabajador por parte de los supervisores.
- Documentación de los comentarios y retroalimentación efectuadas durante las reuniones de evaluación de desempeño.
Formación personal y profesional
- Se registran los cursos, programas, talleres de formación en los que participe el colaborador.
- Incluir las certificaciones y diplomas logrados.
Historial de asistencia y disciplina
- El control de asistencia, que permitirá registrar la puntualidad del trabajador y los casos de ausencia, así como los permisos solicitados.
- Documentos que puedan demostrar cualquier medida disciplinaria aplicada, las amonestaciones, las suspensiones, e incluso los casos de despido.
Salario y otros beneficios
- En el expediente del trabajador también se deben incluir los sueldos percibidos por el mismo, los aumentos efectuados y las deducciones en la nómina.
- Es preciso mencionar los beneficios que recibe el colaborador. Por ejemplo, seguro de salud, planes de retiro, programas de participación, entre otros.
Salud y seguridad
- Registros que detallen los resultados de exámenes médicos y evaluaciones de salud.
- Documentación de accidentes ocurridos en instancias laborales y las medidas que se efectuaron a raíz del incidente.
Comunicaciones
- La correspondencia oficial entre la organización y el colaborador, así como cualquier comunicación relacionada con su empleo.
Actualización continua de los datos
- Mantener el expediente del trabajador actualizado es esencial. Para ello, se considerará cualquier cambio en su situación. Por ejemplo, promociones, cambios de puestos, certificaciones, entre otros.
- Revisar el expediente regularmente para verificar que la información está completa.
¿Por cuánto tiempo debe una empresa conservar el expediente?
El tiempo que la empresa debe conservar el expediente del trabajador está establecido en las disposiciones fiscales. Según el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, esta documentación debe conservarse por un plazo de 5 años. Pero, este período podría extenderse hasta los 10 años dependiendo de las facultades de revisión de los organismos autorizados (artículo 67).
El aviso de privacidad
Cabe mencionar que la información del expediente del empleado es sensible. Por tanto, las empresas tienen la obligación de hacer un aviso de privacidad indicando que su información estará debidamente resguardada.
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